Le français suit.
UPDATE: Please
note that as of Fall 2016, Young Canada Works has launched a new website. While
the images from this post do not correspond to the new YCW system, the advice
on how to approach the budget section of your application is still applicable!
The new YCW season is in full swing, and the CMA is pleased to renew its delivery of the YCW program in partnership with the department of Canadian Heritage.
For employers who wish to submit an application to the YCW Summer Jobs program with the CMA, the Budget section in the application can raise questions. We’ve come up with this article in hopes of answering some of these questions. Please note that other delivery organisations may have different requirements; as such, the advice provided in this article pertains to applications submitted to the CMA.
Some fields in the application are calculated automatically based on a five-day work week. If you offer an irregular work week, please contact your Program Officer and we will help you ensure there are no mistakes in your budget.
The first step in filling the budget is to indicate how many positions you wish to apply for within a given job title (e.g. 2 guides, 3 museum assistants etc.). Each position within a job title does not need its own application; each job title will need a separate application, however.
Here is some additional information on the different sections of the Budget:
Duration of employment per position
We encourage you to apply for the number of days you need, rather than what you think you will get. You will not be penalized for the amount of time you ask for, as long as you respect the program’s conditions (the duration of the job must be between 6 and 16 weeks). You never know, we might be able to fund the whole work term! As well, the start and end dates you indicate on your application are not binding, and can be modified according to your student’s availability.
Watch out for Statutory Holidays! Only include them in your calculations if your students are not working but will still be paid. The number of statutory holidays indicated here will be deducted from your Total numbers of days worked, and therefore the total number of days fundable by YCW, as we cannot reimburse days paid but not worked. If you plan on having your students work on Statutory Holidays, do not put anything in this field as they should be counted in the days worked.
If your students will not work on Statutory Holidays, indicate the number here and calculate the cost in the Employer Mandatory Costs.
Not sure yet if your student will work or not during Statutory Holidays? It’s better to not input anything; once an application is approved, we can reduce the number of days if needed, but we can’t increase them!
Salary per position
The Hourly gross wage is the employee’s base wage. If vacation pay is included in the wage, you need to deduct it from this field, as vacation is calculated in the Employer mandatory costs.
For example, if you offer a salary of $11.44 that includes a 4% vacation pay, you would have to indicate an Hourly gross wage of $11.00 and include the 4% in the percentage of Employer mandatory costs.
If your organisation has a pay scale that varies according to experience and/or education, we recommend that you ask for the highest pay rate you could offer. If your application is approved, we can reduce the salary according to the candidate you find, but we can’t augment it.
If this is the case, you must also indicate in your written application that a salary scale is in play, ideally in the General Information section, or even in the Job poster.
Employer Mandatory Costs
In this field, the percentage you need to enter includes the mandatory federal and provincial contributions (CPP/QPP, EI, and others, according to your province), vacation pay, and Statutory Holidays paid but not worked, if applicable. Union dues, taxes, etc., are not eligible. The percentage varies according to your organisation and province, but is usually between 10% and 15%. Your accountant can help you find the correct percentage. Any questions as to what is eligible? Contact your YCW Program Officer!
YCW Contribution for each position requested
The YCW contribution cannot exceed 75% of the salary cost, no exceptions. Asking for a higher percentage may affect your final score when the CMA’s Peer Review committee evaluates your application.
Other Financial Sources for these positions (per position only)
If you receive additional funding to cover the salary costs of the job, you have to indicate it here and adjust the Total financial contribution from employer in the previous section. If the YCW contribution and the other sources of funding together exceed 100% of the total salary cost, the YCW contribution will need to be adjusted.
Other contributions from employer (cash & in-kind)
Although these amounts are not reimbursable by YCW, this section is taken into account when your application is evaluated. These Other contributions demonstrate that you are ready to invest in the job you are offering to the students, for example in their professional training and supervision.
If you have any other questions on the YCW application, don’t hesitate to contact your YCW program Officer at the CMA and we will be happy to help you.
Did you enjoy this article? Would you like to see more YCW-related posts? We welcome your suggestions!
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MISE À JOUR: Veuillez
noter qu’au cours de l’automne 2016, Jeunesse Canada au travail a lancé un
nouveau site web. Même si les images de cet article ne correspondent pas à
celles du nouveau système JCT, les conseils fournis sur la manière d’envisager
la section sur le budget de votre demande s’appliquent toujours.
La nouvelle saison Jeunesse Canada au travail (JCT) bat son plein, et l’Association des musées canadiens (AMC) a le plaisir de renouveler son partenariat avec le ministère de Patrimoine canadien dans la prestation du programme JCT.
Pour les employeurs qui souhaitent déposer une demande au programme d’emploi d’été JCT auprès de l’AMC, la section Budget du formulaire de demande peut soulever bien des questions. Voici donc un article qui, nous l’espérons, saura vous être utile. Il est à noter que différents organismes de prestations peuvent avoir d’autres exigences, et que les conseils de cet article s’adressent à ceux qui désirent déposer une demande auprès de l’AMC.
Veuillez prendre note que certains champs dans le budget sont calculés automatiquement, et ce, selon une semaine de travail de 5 jours. Si vous offrez une semaine de travail irrégulière, contactez votre agent(e) de programme et nous vous aiderons à optimiser votre budget pour que les données ne soient pas erronées.
La première étape dans le Budget est d’indiquer le nombre de postes désirés pour l’emploi demandé, p.ex., 2 guides-animateurs, 3 assistants aux expositions etc. Il ne faut pas faire de demandes séparées pour le même emploi. Par contre, il faut faire une demande pour chaque emploi différent.
Voici quelques informations sur les différentes sections du budget :
Durée de l’emploi
Nous vous encourageons à demander le nombre de jours dont vous avez besoin, et non ce que vous pensez que nous vous accorderons. Vous n’êtes pas pénalisés pour le nombre de jours demandés, tant que les conditions du programme sont respectées, soit entre 6 et 16 semaines. Vous ne savez jamais si nous serons dans la possibilité de vous accorder tous les jours demandés! De plus, les dates de début et de fin que vous indiquez dans le budget ne sont pas coulées dans le béton : elles pourront être modifiées selon la disponibilité de l’étudiant.
Faites attention lorsque vous indiquez le nombre de jours fériés! On vous demande ici le nombre de jours fériés payés, mais non-travaillés. Le nombre de jours indiqué ici sera déduit du nombre total de jours payés pour le projet, donc du nombre de jours remboursables par JCT, car nous ne pouvons pas rembourser les jours payés mais non-travaillés. Si vous prévoyez faire travailler les étudiants pendant les jours fériés, n’indiquez rien dans cette case puisque ce sont des jours travaillés et payés.
Si vos étudiants ne travailleront pas pendant les jours fériés, indiquez-les ici et calculez le coût dans les cotisations obligatoires de l’employeur.
Vous n’êtes pas certains si vos étudiants travailleront pendant les jours fériés ou non? Mieux vaux ne rien inscrire : nous pouvons diminuer le nombre de jours d’une demande approuvée, mais pas les augmenter!
Salaire par poste
Le salaire horaire brut est le salaire de base de l’employé. Si la paie de vacances est ajoutée au salaire horaire, il faut indiquer le salaire de base seul, car les vacances sont calculées dans le champ Cotisations obligatoires de l’employeur. Par exemple, si vous offrez un salaire de 11,44$ qui inclut 4% de vacances, vous devrez indiquer un salaire horaire brut de 11,00, et ajouter 4% au pourcentage des Cotisations obligatoires.
Si votre organisme a une échelle salariale où le salaire horaire varie selon l’expérience ou l’éducation d’un candidat, nous vous conseillons de demander le salaire horaire le plus élevé pour la position demandée. Il sera possible de revoir le salaire à la baisse si nécessaire, mais une fois une demande approuvée, nous ne pouvons pas augmenter le salaire.
Vous devez également présenter votre échelle salariale dans votre demande écrite, idéalement dans la section Informations générales, voire même dans l’Affiche d’emploi JCT.
Cotisations obligatoires de l'employeur
On compte parmi les Cotisations les contributions provinciales et fédérales obligatoires (RPC/RRQ, AE et autres, selon votre province), ainsi que la paie de vacances et les jours fériés non-travaillés, le cas échéant. Les frais d’unions, les impôts, etc., ne sont pas admissibles. Le taux des cotisations varie généralement entre 10% et 15%, selon votre province et votre organisme. Votre comptable saura vous aider à trouver votre pourcentage. Vous vous demandez si certaines contributions sont admissibles? Contactez votre agent(e) JCT!
Contribution de JCT
La contribution JCT ne peut pas dépasser 75% du coût salarial total, et ce sans exceptions. Nous vous déconseillons de demander un plus haut pourcentage, car cela pourrait nuire à votre score lors de l’évaluation de votre demande par le comité d’évaluation de l’AMC.
Autres sources financières pour ces postes (par poste seulement)
Si vous recevez du financement supplémentaire pour couvrir le coût salarial du poste demandé, vous devez l’indiquer ici et ajuster le Total de la contribution e l’employeur, dans la section précédente. Si la contribution de JCT demandée et les autres sources financières excèdent 100% du coût salarial total, la contribution de JCT devra être ajustée.
Autre(s) contribution(s) de l'employeur (en espèce ou en nature)
Bien que ces montants ne comptent pas dans le montant remboursable par JCT, cette section compte dans l’évaluation de votre demande. Ces Autres contributions servent à démontrer que vous êtes prêts à investir dans le poste offert aux étudiants, comme par exemple dans leur encadrement et leur formation professionnelle.
Si vous avez d’autres questions à propos de la demande JCT, n’hésitez pas à contacter votre agent(e) de programme JCT à l’AMC et il nous fera plaisir de vous aider.
Cet article vous à plu? Vous aimeriez qu’un autre aspect du programme JCT fasse l’objet d’un article? N’hésitez pas à nous faire part de vos suggestions!
Merci! Cet article apporte des éclaircissements bien utiles.
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