Building a better YCW-BCH application - Améliorez votre demande de stage JCT

Le français suit.

Building a better YCW-BCH application

With news that a much-needed increase to the Young Canada Works (YCW) at Building Careers in Heritage (BCH) program is on its way, museums are excited about the possibilities. But before you rush to submit an application, take a few moments to prep yourself with our insider’s tips.

Read the guidelines

First and foremost, do your homework. Review the Employer Guide and the selection criteria before starting your application. The program’s support material will provide critical information to plan your proposed internship. If you want a few examples of internships that have been supported in the past, you can read past success stories from Muse Magazine on the CMA website.

Details matter

Who, what, where, when, why and how. Your application needs to paint a complete picture. Peer Review Committee members are independent evaluators who will not be familiar with the inner workings of your museum. Tell them who you are, what your mission is, why this project is important and how it will benefit the intern, your organization and the community. Be specific and provide examples where required. What sets your museum apart from the others?

Follow the application guidelines in Appendix B of the Employer Guide, which provides a checklist of all information that’s required in every section.

Review your budget and timelines

The BCH budget structure is more complex than its counterpart in the summer YCW program. Think of it as a project budget and be prepared to show how your organization plans to contribute to the overall experience, beyond the salary alone. Those contributions could include extra supplies, office space, special equipment or professional support. But remember to keep those contributions reasonable. For example, if your intern will be conducting a tour through the entire museum, it’s not reasonable to claim the museum’s entire rent as a project contribution. The same would apply if you have a paid staff person supervising the intern; only report the portion of the personnel’s salary that covers their supervision time, not their entire salary.

Speaking of time, make sure the budget works for a timeframe that satisfies the program’s criteria. Internships must occur during the Government of Canada’s fiscal year, meaning March 31 is the absolute last day an intern can work. And no, you cannot request funding for a retroactive employment period.

Think project-based internships

There has been a tendency for past BCH peer review committees to favour project-based internships over other internship proposals that fill an operational need in the organization. Project-based internships could have the intern working independently on their own project (ex. accessioning a donated collection) or filling a role in a much larger project at the organization (ex. interpretive planning for a new exhibit). Not only do project-based internships tend to lend themselves better to the YCW-BCH application structure because the projects should already have established outcomes and timelines, but it also provides the interns with concrete deliverables to include in their professional portfolio for future employment.

If in doubt, ask

Our final tip is to ask questions if you require clarification on the application process. You can reach program staff at (613) 567-0099 or ycw@museums.ca.

Best of luck with your application!

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Améliorez votre demande de stage JCT

Les musées se réjouissent des nouvelles possibilités qu’apporte la bonification très attendue du programme Jeunesse Canada au travail pour une carrière vouée au patrimoine (JCT-CVP). Mais avant de vous précipiter pour remplir votre demande, consultez nos conseils judicieux et prenez un moment pour vous préparer.

Lisez les consignes

D’abord et avant tout, faites vos devoirs : passez en revue le Guide de l’employeur et les critères de sélection avant de débuter votre demande. La documentation du programme vous fournira des renseignements essentiels pour planifier votre projet de stage. Vous souhaitez avoir des exemples de stage qui ont bénéficié d’un soutien par le passé? Lisez le compte rendu de leurs réussites dans le magazine Muse, sur le site Web de l’AMC.

Les détails comptent

Votre demande doit dresser un tableau complet de votre projet : qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi. Les membres du comité d’évaluation par les pairs sont des évaluateurs indépendants qui ne sont pas familiers avec les rouages de votre institution. Décrivez qui vous êtes, faites-leur connaître votre mission, et expliquez-leur pourquoi ce projet est important et comment il profitera au stagiaire, à votre organisation et à la communauté. Soyez précis et fournissez des exemples là où on le demande. En quoi votre musée se distingue-t-il des autres?

Suivez les consignes relatives à la demande qui figurent à l’annexe B du Guide de l’employeur. On y trouve une liste de vérification de tous les renseignements qui sont exigés dans chaque section.

Établissez votre budget et votre calendrier

Le budget de la demande pour le programme JCT-CVP a une structure plus complexe que celui du programme d’emploi d’été JCT. Envisagez-le comme un budget de projet et soyez prêt à montrer comment votre organisation entend contribuer à l’expérience globale, au-delà de la simple question du salaire (il peut s’agir de fournitures supplémentaires, d’un espace de bureau, d’un équipement spécial ou d’un soutien professionnel). Rappelez-vous toutefois de maintenir ces contributions à un niveau raisonnable; par exemple, si la tâche de votre stagiaire consistera à faire visiter le musée, il n’est pas acceptable de déclarer que l’espace entier du musée contribue au projet. Il en est de même si un de vos salariés doit superviser le ou la stagiaire; ne déclarez que la portion de son salaire qui concerne le travail de supervision, et non la totalité de son salaire.

Pour ce qui est du temps, assurez-vous que votre budget concerne un calendrier qui satisfait aux exigences du programme. Les stages doivent avoir lieu au cours de l’exercice financier du gouvernement du Canada; autrement dit, le ou la stagiaire ne peut travailler après le 31 mars. Notez qu’il n’est pas possible de demander un financement rétroactif pour une période d’emploi antérieure.

Envisagez un stage axé sur un projet

On a observé par le passé que le comité d’évaluation par les pairs du programme JCT-CVP tend à favoriser les demandes de stage axées sur des projets, par rapport à celles qui contribuent au fonctionnement de l’organisation. Dans le cadre de stages axés sur des projets, les stagiaires peuvent travailler indépendamment sur leur propre projet (par exemple, enregistrer les dons d’une collection) ou s’acquitter d’une fonction dans un projet plus vaste de l’organisation (par exemple, planifier l’interprétation d’une nouvelle exposition). Les stages axés sur des projets correspondent mieux à la structure du programme JCT-CVP parce que les projets doivent s’accompagner d’un échéancier et d’objectifs définis, mais aussi parce qu’ils permettent aux stagiaires d’obtenir des résultats concrets à inclure dans leur portfolio professionnel en vue de leur future recherche d’emploi.

En cas de doute, informez-vous

Enfin, nous vous invitons à poser des questions si vous avez besoin de clarifications sur le processus  de demande. Vous pouvez joindre les responsables du programme au 613-567-0099 ou à jct@musees.ca.

Nous vous souhaitons la meilleure des chances!